Herramientas para comunicarse o hacer reuniones:
Aquí tienes soluciones gratis y con diferentes funcionalidades, elige la que mejor se adapte a tus necesidades.
1. Hangouts y Hangouts meet: para chats individuales o grupales hangouts (aunque también se pueden hacer videollamadas). Para reuniones programadas, hangouts meet es genial, genera una url que puedes pasar a los miembros de la reunión y estos pueden conectarse desde el navegador o desde aplicación móvil.
2. Loom: con capacidad para grabar o compartir pantalla de forma sencilla y eligiendo qué parte quieres compartir si un navegador, todo el escritorio o la webcam.
3. Slack: permite crear diferentes canales, a los que pueden tener acceso diferentes personas y así organizar equipos de trabajo por proyectos. Se pueden compartir mensajes, herramientas y archivos y en cada Canal puede haber hasta 1000 personas.
4. Microsoft Teams: es un centro de trabajo digital con posibilidad de conversar, compartir contenido, aplicaciones y totalmente compatible con Office 365.
5. Skype: La más conocida. Chats y videollamadas.
6. WhatsApp: existe y todos la usamos, pero solo lo recomendamos si tienes un teléfono exclusivamente para el trabajo, si no la desconexión será imposible.
7. Discord: muy conocida por los gamers, pero totalmente útil para las empresas. Se pueden crear diferentes canales de texto y de voz con diferentes tipos de acceso para cada usuario.
8. Whereby: permite crear salas e invitar a miembros a sus chats de vídeo a través de un enlace personalizado. Podrás acceder a través de web o móvil, pero solo es gratuita hasta 4 usuarios.
9. Cisco Webex: para conferencias de vídeo o reuniones online. Fácil de usar y disponible en todos los dispositivos.
10. Zoom.us: reuniones, chats, salas, espacios de trabajo, sistema teléfonico, intercambio de archivos….esta potente herramienta permite hasta 1.000 participantes de vídeo y 10.000 espectadores.
11. TeamViewer: super útil, te permite acceder a otro ordenador mediante un ID y contraseña de forma que puedas trabajar dentro de otro ordenador a distancia. Puede servir para que informáticos o técnicos puedan hacer algunas tareas a distancia sin tener que pasar por explicaciones largas y procesos confusos.
Específicas para tomar decisiones, procesos participativas o trabajos de creatividad conjunta:
En ocasiones puede ser necesario algo más que hablar de un tema o compartir la pantalla. Si estás en un proceso creativo de lluvia de ideas o trazando una estrategia que depende de varias personas como mínimo necesitarías una pizarra. Las siguientes herramientas permiten a cada participante aportar su punto de vista y generar un resultado común.
12. Loomio: ideal para tomar decisiones grupales de forma remota. Funciona creando debates e invitando a los usuarios para que cada uno pueda aportar su punto de vista.
13. Mindnode: perfecta para para la conceptualización de ideas, elaboración de mapas mentales y procesos de brainstorming, es muy visual y permite definir y materializar las ideas de forma colectiva mediante esquemas, stickers, listas, etc.
14. Stormboard: básicamente una pizarra, pero virtual. No la desvaloriceis, es muy muy útil. Te permite mucha libertad. Se puede organizar, priorizar, comentar, crear planes y proyectos, así como asignar tareas a los diferentes miembros del equipo. Ah! también permite exportar los documentos generados a Word, Powerpoint o Excel.
15. Miro: otra plataforma de pizarra colaborativa muy extendida. Funciona de forma similar a Stormboard permitiendo hacer esquemas, flujos de trabajo… mientras todos los usuarios están presentes mediante videollamada. Tiene plantillas que te ayudan a crear los contenidos y se integra con las principales plataformas: Google, Dropbox.
Gestores de tareas o proyectos:
Muy útiles para trabajos colaborativos, evitan muchos mails y permiten saber el estado del proyecto por cualquiera de sus integrantes en cualquier momento. La agilidad y la comunicación efectiva sobre aspectos más concretos de un proyecto o tarea es esencial para garantizar su éxito.
16. Trello: quizás el más conocido software de gestión de proyectos. Permite organizar equipos y asignar tareas, así como rastrear el progreso y crear flujos de trabajo. Podrás calendarizar las tareas, asignar un responsable, compartir documentos y mucho más.
17. Assana: otra herramienta de gestión de proyectos, con multitudes funciones de personalización, además de etiquetas customizables y diferentes modos de vista (lista, tablero, cronograma, calendario…).
18. Monday: similar a los dos anteriores, con una interfaz muy cómoda e intuitiva, permite automatizar tus tareas y flujos de trabajo, ver el estado de tus proyectos en timelines o mapas y una compenetración constante con tu equipo de trabajo.
19. Nozbe Teams: predican con el ejemplo, han creado e impulsado la empresa sin una oficina central. Su aplicación funciona igual en cualquier dispositivo y tienen una versión gratis que incluye 5 personas con hasta 5 proyectos. Además, la empresa quiere ayudar durante la crisis del coronavirus, por eso hasta finales de Abril de 2020 han hecho Nozbe Teams Premium gratuito.
20. Do It Tomorrow: también bastante conocida. Como característica principal: funciona como una agenda de papel de toda la vida. Es más bien de ámbito personal, para gestionar tus propias tareas de forma muy simple, una hoja para hoy y otra hoja para mañana.
21. Producteev: es bastante completa y permite gestionar el trabajo en equipo y subdividir tareas para asignar tareas más pequeñas a distintos miembros. Como parte negativa, parece que no hay versión en español y la versión gratuita es muy limitada, solo para un usuario.
22. Toodledo: también funciona para trabajos en equipo y es multiplataforma. Como punto destacado muy interesante, la herramienta indica un tiempo estimado para cada proyecto en base a la prioridad y la importancia entre otros para así poder calcular un plazo de entrega.
23. Remember the milk: es para uso individual y se basa en un listado de tareas online que puedes hacer que se envíen como notificaciones a tu Gmail. Hay tanto versión para móvil como para ordenador.
24. Toggl: si trabajas para distintos clientes o proyectos, ya sea en casa o en una oficina, te irá genial contabilizar el tiempo dedicado a cada uno de ellos. Ésta es una herramienta sencilla que funciona como un cronómetro y que permite asignar el tiempo a distintos proyectos.
Para la gestión de archivos:
Lo más lógico es que tengamos que compartir archivos, enviarlos a nuestros superiores, compañeros, clientes, etc. Pero no solo eso, es probable que un documento requiera la colaboración de varias personas o la revisión de una en concreto. A continuación te dejamos diferentes herramientas que te pueden ayudar con estas necesidades.
25. Universo Goolge: no os vamos a mentir, son nuestras favoritas y siempre trabajamos con ellas ya sea en casa o en la oficina. Drive te permite organizarlo todo y dar los permisos oportunos a las diferentes personas y sus aplicaciones documentos, hojas de cálculo y presentaciones son geniales y te permiten tener archivos compartidos a tiempo real y que diferentes personas trabajen sobre ellos al mismo tiempo.
26. Dropbox: una herramienta puramente de almacenamiento de archivos que permite acceder mediante un usuario desde cualquier dispositivo. Podrás organizar por carpetas y compartir lo que necesites.
27. OneDrive: similar a Google Drive pero de la mano de Microsoft. Puedes probarlo de forma gratuita pero es de pago. Sus principales características son el espacio disponible y su integración con el paquete Office 365
28. WeTransfer: una de las aplicaciones más populares para compartir archivos, sobretodo de gran tamaño o con personas ajenas al entorno habitual. Puedes enviar cualquier archivo de hasta 2Gb de forma segura y gratuita y sin que ni emisor ni receptor tengan que darse de alta en ningún sitio. Simplemente indica el mail de la persona a quien lo quieres enviar, adjunta el archivo y el destinatario recibirá un correo con link de descarga. Ojo, que este link caduca pasado un tiempo.
29. MailBigFile: como en la anterior, solo necesitas el mail del destinatario para enviarle archivos. Puedes enviar gratis hasta 5 archivos de un total de 2Gb. Si necesitas enviar archivos más grandes deberás usar una de sus versiones de pago.
30. JustBeamIt: simple como la vida misma, arrastra un archivo a la pantalla y se creará un link que podrás pasar a quien quieras para que se descargue el contenido. Eso sí, date prisa para descargarlo, suelen expirar a los 10 minutos.
Bonus Track
Y aquí vienen algunos consejos extra que te servirán afrontar con el éxito el teletrabajo. Aunque te puedan resultar obvios o incluso innecesarios te recomendamos que los apliques, tu jornada será más productiva a la vez que llevadera.
- Márcate unos horarios y hábitos. Si eres de los que trabajaba fuera de casa, está bien que sean lo más parecido posible a los que tenías en la oficina.
- No te quedes en pijama, no hace falta que te pongas maravilloso o maravillosa, puede ser una ropa cómoda pero está bien que te la cambies al empezar y terminar, esto ayuda a separar físicamente lo que es jornada de trabajo y lo que no.
- Importantísimo, un buen lugar de trabajo. Con un escritorio y todo lo necesario, lo más tranquilo y adaptado posible. Pero sobretodo, con una buena silla que cuide tu espalda y tu postura. Si puedes destinar una habitación tipo despacho que solo uses para trabajar mejor que mejor.
- Los descansos. En la oficina salimos a tomar un café, hablamos con los compañeros, etc. Esto es bueno para desconectar y luego ser más productivo. Aprovecha para levantarte de la silla cada 1-2h, prepárate una bebida, mira por la ventana o hecha un vistazo a tus redes sociales durante 5 minutos. Luego te pondrás a trabajar mucho más despejado. Aunque hay una prohibición, aprovechar esos descansos para poner la lavadora o recoger los platos, ¡prohibido, eso no es despejarse!
- Mantén el contacto con los compañeros, y no solo nos referimos a las reuniones o comunicaciones que tienen que ver con el trabajo. Cuando estamos en la oficina no solo hablamos con nuestros compañeros de trabajo, nos contamos anécdotas, nos preocupamos por cómo están, etc. Puedes aprovechar los 5 minutos de descanso para hablar con algún compañero y contarle algo divertido.
- Para los más conectados, deja las redes sociales para los minutos de descanso, el medio día o cuando acabe la jornada. Será más satisfactorio para ti y serás más productivo.
